Plinou Rendez-vous est l’application de prise de rendez-vous en ligne de Plinou, pour les personnes et les organisations qui offrent des services sur rendez-vous. Elle fonctionne à l’adresse rdv.plinou.app. Elle est en développement et n’est pas encore ouverte au public : l’accès se fait pour l’instant sur invitation.
Cette politique couvre le site plinou.com et l’application Plinou Rendez-vous. Elle respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.
1. Qui est responsable
Plinou est exploité au Québec. Plinou est un nom d’entreprise de Services Conseils AMD inc., immatriculé au Registre des entreprises du Québec.
Adresse postale : 7360, avenue de Fougeray, Anjou (Québec) H1K 3K1
David Veilleux est la personne responsable de la protection des renseignements personnels.
Pour toute question, demande ou plainte : support@plinou.com.
2. Trois situations différentes
Cette politique distingue les personnes selon la façon dont elles entrent en contact avec Plinou.
Les visiteurs du site plinou.com. Ce sont les personnes qui parcourent le site, écrivent à Plinou ou s’inscrivent à la liste de nouveautés. Plinou est responsable de leurs renseignements. La partie A les décrit.
Les utilisateurs de Plinou Rendez-vous. Ce sont les personnes et les organisations qui ouvrent un compte pour gérer leurs rendez-vous. Pour les renseignements de leur compte, Plinou est responsable et cette politique s’applique entièrement. La partie B les décrit.
Les clients des utilisateurs. Ce sont les personnes qui réservent un rendez-vous auprès d’un utilisateur de Plinou Rendez-vous. Leurs renseignements appartiennent à l’utilisateur ou à l’organisation auprès de qui elles réservent. C’est cette organisation qui est responsable de leurs renseignements et qui répond à leurs demandes. Plinou Rendez-vous agit pour elle comme prestataire de services : il garde et utilise ces renseignements seulement pour fournir le service, selon ses instructions. Une cliente ou un client qui veut consulter, corriger ou retirer ses renseignements s’adresse d’abord à l’organisation où elle ou il a réservé. Plinou l’aide à répondre.
Partie A. Le site plinou.com
3. Ce que le site recueille
Le formulaire de contact
Quand vous écrivez à Plinou par le formulaire de contact, le message est envoyé par le serveur du site. Il contient ce que vous écrivez : en général votre nom, votre adresse courriel et votre message. Ces renseignements servent à vous répondre. Ils arrivent dans la boîte courriel de Plinou, hébergée chez WHC, et sont gardés le temps de traiter votre demande et d’en faire le suivi. Ils ne sont ni vendus ni utilisés à d’autres fins.
La protection contre les robots
Les formulaires sont protégés par ALTCHA. Cet outil demande à votre navigateur de faire un petit calcul pour montrer que vous n’êtes pas un robot. Il ne dépose aucun témoin (cookie), ne vous suit pas d’un site à l’autre et n’appelle aucun service tiers : la vérification se fait sur le serveur de Plinou.
La liste de nouveautés
Vous pouvez inscrire votre adresse courriel pour être avisé des nouvelles applications et des nouveautés de Plinou. Vous recevez d’abord un courriel avec un lien de confirmation. Tant que vous ne confirmez pas, vous n’êtes pas inscrit. Chaque courriel contient un lien pour vous désinscrire en un clic. La liste est privée, gardée chez WHC, et n’est communiquée à personne. Elle sert seulement à vous écrire à propos de Plinou.
La page de réservation intégrée
La page de contact peut afficher la page de réservation de rdv.plinou.app, dans l’organisation Plinou, pour prendre rendez-vous avec David. Quand vous l’affichez, votre navigateur se connecte à rdv.plinou.app. Si vous réservez, les renseignements saisis sont traités par Plinou Rendez-vous, selon la partie B. Plinou est alors l’organisation auprès de qui vous réservez.
L’hébergement
Le site est hébergé chez WHC, au Canada. Comme tout hébergeur, WHC peut tenir des journaux techniques du serveur (par exemple l’adresse IP et la page demandée) pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement du service. Plinou ne s’en sert pas pour mesurer l’audience ni pour vous suivre.
Ce que le site ne fait pas
- Aucun témoin de suivi, de publicité ou de mesure d’audience.
- Aucun outil de mesure d’audience et aucun pixel publicitaire.
- Les polices et les images sont servies par le site lui-même, pas par un service tiers.
Les liens vers d’autres sites ouvrent des sites qui ont leurs propres pratiques.
Partie B. L’application Plinou Rendez-vous
4. Les renseignements recueillis
Pour les utilisateurs
- Les renseignements du compte : nom, adresse courriel, mot de passe (gardé sous une forme qui ne permet pas de le relire), langue et fuseau horaire.
- Les renseignements que l’utilisateur choisit d’afficher à ses clients : nom de la pratique, adresse du bureau, téléphone, signature, coordonnées de paiement par virement Interac, textes de ses pages et de ses courriels.
- Les réglages de son compte et de son organisation : horaires, types de rendez-vous, prix, politiques d’annulation.
- Les connexions qu’il établit avec d’autres services (agenda, visioconférence, paiement). Les jetons d’accès sont chiffrés.
Pour les clients des utilisateurs
- Les coordonnées données à la réservation : nom, adresse courriel, téléphone et, si l’organisation le demande, adresse postale ou date de naissance.
- Les rendez-vous : date, heure, type de rendez-vous, lieu ou lien de visioconférence, annulations et déplacements.
- Les paiements et les reçus : montant, moyen de paiement et statut. Plinou Rendez-vous ne voit jamais le numéro d’une carte de crédit : le paiement en ligne se fait chez le fournisseur de paiement.
- Les consentements donnés : la version exacte du texte accepté, la langue et l’heure.
- Les champs que l’organisation ajoute au dossier de ses clients. Chaque champ porte l’avertissement de n’y inscrire aucun renseignement de santé.
Le formulaire d’ouverture de dossier
Une organisation peut demander à ses clients de remplir un formulaire avant la première rencontre. Ce formulaire peut contenir des questions sur la santé. Plinou Rendez-vous ne garde pas ces réponses dans sa base de données. Elles sont chiffrées dès leur arrivée, mises en PDF, puis remises à l’organisation à l’endroit qu’elle a choisi (son espace de stockage en ligne ou son courriel), ou gardées chiffrées jusqu’à ce qu’elle les récupère, 60 jours au plus. Elles sont ensuite détruites. La cliente ou le client peut télécharger sa propre copie pendant 7 jours. Personne chez Plinou ne lit ces réponses, et aucune intelligence artificielle ne les lit.
Ce que Plinou Rendez-vous ne recueille pas
- Aucune adresse IP n’est conservée.
- Aucun témoin (cookie) publicitaire ou de mesure d’audience. Le seul témoin est celui de la session, nécessaire au fonctionnement des formulaires et de la connexion.
- Aucun outil de mesure d’audience, aucun pixel publicitaire, sur le site comme dans l’application.
- Aucune note clinique et aucun renseignement de santé conservé.
5. À quoi servent ces renseignements
Plinou Rendez-vous utilise les renseignements seulement pour fournir le service :
- afficher les disponibilités et enregistrer les rendez-vous ;
- envoyer les confirmations, les rappels et les courriels de gestion d’un rendez-vous ;
- inscrire les rendez-vous dans l’agenda de l’utilisateur et éviter les doubles réservations ;
- créer les liens de visioconférence ;
- recevoir les paiements et produire les reçus ;
- répondre aux demandes de soutien ;
- protéger le service contre les abus et assurer sa sécurité.
Plinou Rendez-vous ne vend aucun renseignement personnel, ne fait aucune publicité ciblée et ne crée aucun profil des clients.
6. Les données de Google
Un utilisateur peut connecter son compte Google à Plinou Rendez-vous. Plinou Rendez-vous demande alors l’accès suivant :
- L’adresse courriel du compte Google, pour afficher quel compte est connecté.
- La lecture des agendas (liste des agendas et périodes occupées), pour ne jamais proposer à un client une heure où l’utilisateur est déjà occupé. Plinou Rendez-vous lit les périodes occupées, pas le contenu des événements de l’utilisateur.
- La création, la modification et la suppression des événements que Plinou Rendez-vous crée lui-même, pour inscrire les rendez-vous dans l’agenda de l’utilisateur et, s’il le choisit, y ajouter un lien Google Meet. L’utilisateur peut désactiver l’écriture dans son agenda.
- Google Drive, seulement pour les fichiers que Plinou Rendez-vous crée, si l’utilisateur choisit Google Drive pour recevoir ses formulaires d’ouverture de dossier. Plinou Rendez-vous ne voit pas les autres fichiers de son Drive.
Ces données servent seulement aux fonctions décrites ci-dessus, que l’utilisateur voit et utilise. Plinou Rendez-vous ne les vend pas, ne les utilise pas pour de la publicité, ne les communique à personne d’autre et ne s’en sert pas pour entraîner un modèle d’intelligence artificielle. Personne chez Plinou ne les lit, sauf avec l’accord de l’utilisateur, pour des raisons de sécurité ou pour se conformer à la loi.
L’utilisation et le transfert à toute autre application des informations reçues des API de Google respectent la politique Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’utilisation limitée (Limited Use).
L’utilisateur peut retirer cet accès en tout temps : en déconnectant Google dans Plinou Rendez-vous, ou dans les réglages de son compte Google (myaccount.google.com/permissions). Les jetons d’accès sont alors supprimés de Plinou Rendez-vous.
Les mêmes règles s’appliquent aux comptes Microsoft (Outlook, OneDrive, SharePoint), Apple iCloud et Zoom qu’un utilisateur connecte.
7. Avec qui les renseignements sont communiqués
Plinou fait appel à des fournisseurs pour faire fonctionner le site et l’application. Chacun ne reçoit que ce dont il a besoin pour sa tâche.
| Fournisseur | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| OVHcloud | Hébergement du serveur et de la base de données de l’application | Beauharnois, Québec |
| WHC | Envoi des courriels, hébergement du site plinou.com et de sa liste de nouveautés | Canada |
| Google, Microsoft, Apple, Zoom | Agendas, visioconférence et stockage de fichiers, seulement si l’utilisateur les connecte | États-Unis et ailleurs |
| Stripe, PayPal | Paiements en ligne, seulement si l’utilisateur les active | États-Unis et ailleurs |
| Twilio | Rappels par texto, seulement si l’utilisateur les active | États-Unis |
| Anthropic | Assistant d’aide du panneau de l’utilisateur | États-Unis |
La protection contre les robots (ALTCHA) fonctionne sur les serveurs de Plinou et ne fait appel à aucun fournisseur.
Certains de ces fournisseurs sont à l’extérieur du Québec. Avant d’y recourir, Plinou évalue la protection qu’ils offrent aux renseignements.
L’assistant d’aide. Dans son panneau, l’utilisateur peut poser des questions à un assistant qui l’aide à configurer Plinou Rendez-vous. L’assistant reçoit le guide d’utilisation et les réglages du compte de l’utilisateur, pour répondre selon sa situation. Il ne reçoit jamais de renseignement sur les clients : ni nom, ni rendez-vous, ni document, ni note, ni paiement. Les mots de passe et les clés ne lui sont jamais transmis. Les conversations ne sont pas conservées par Plinou Rendez-vous.
Autres cas. Plinou peut communiquer des renseignements si la loi l’exige, par exemple sur ordonnance d’un tribunal.
8. Combien de temps
- Messages du formulaire de contact : le temps de traiter la demande et d’en faire le suivi.
- Compte d’un utilisateur : tant que le compte est ouvert. À la fermeture d’une organisation, ses données lui sont remises dans un export, puis détruites 30 jours plus tard.
- Clients : un client sans rendez-vous depuis 24 mois est rendu anonyme. L’organisation peut régler ce délai.
- Paiements et reçus : 7 ans, comme l’exigent les règles fiscales, sans le nom du client une fois celui-ci rendu anonyme.
- Formulaire d’ouverture de dossier : détruit dès sa remise, et au plus 60 jours après sa réception s’il n’a pas été récupéré. Copie du client : 7 jours.
- Sauvegardes : chiffrées, gardées 14 jours sur le serveur et 30 jours dans une copie de secours au Québec.
9. Sécurité
- Toutes les communications passent par une connexion chiffrée (HTTPS).
- Les jetons d’accès aux autres services, les formulaires d’ouverture de dossier et les sauvegardes sont chiffrés.
- Chaque organisation ne voit que ses propres données. Un utilisateur ne voit que ses propres clients, sauf si son organisation lui donne un autre rôle.
- Un journal note les accès sensibles, sans leur contenu.
- L’équipe de Plinou n’accède au compte d’une organisation qu’avec son autorisation, pour une durée limitée, et chaque accès est noté.
En cas d’incident de confidentialité qui présente un risque de préjudice sérieux, Plinou avise les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information, comme la loi l’exige.
10. Vos droits
Vous pouvez demander :
- de consulter les renseignements que Plinou détient sur vous ;
- de les faire corriger ;
- de les recevoir dans un format courant, pour les transférer ailleurs ;
- de retirer un consentement, ou de faire supprimer vos renseignements lorsque la loi le permet.
Écrivez à support@plinou.com. Plinou répond dans les 30 jours. Si vous êtes cliente ou client d’un utilisateur de Plinou Rendez-vous, adressez-vous d’abord à l’organisation où vous avez réservé (voir la section 2).
Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca).
11. Changements
Plinou peut modifier cette politique. La date en haut de la page indique la dernière version. Si un changement touche la façon dont vos renseignements sont utilisés, les utilisateurs en sont avisés par courriel avant son entrée en vigueur.